Làm việc tại nhà làm việc từ xa

Họ là một cặp vợ chồng trẻ. Cả hai đều cỡ trên dưới 30. Lịch sinh hoạt của họ khá nhàn tản, có thể nói là còn nhàn tản hơn nhiều người trong khu xóm phần đông là những người cao tuổi đã về hưu. Buổi sáng, anh chồng hoặc cô vợ dắt con chó xù ra công viên và trở về sau khoảng nửa giờ.
Sau đó suốt ngày không thấy họ động tịnh gì cả, ngoài việc mở cửa nhận hàng được Amazon, UPS, Fedex, Canada Post, và thực phẩm từ chợ Metro giao đến cửa.
Chẳng thấy họ đi đâu cả tuần. Cho đến thứ Bảy, Chủ nhật cả nhà họ – hai người và con chó, chất lên chiếc Huyndai SUV ra đi để khi thì trở về buổi tối, khi thì cuối ngày hôm sau. Thỉnh thoảng, cỡ vài ba tháng lại thấy Uber đến đón họ, có lẽ là ra phi trường đi du lịch đâu đó vì mỗi người một hai va-ly, túi xách và trở về sau một tuần, có khi đến nửa tháng.
Họ không phải là những người trúng xổ số, họ vẫn làm việc, chăm chỉ là khác.
Tiếng Việt nói “đi làm”, tiếng Anh cũng nói “go to work”.
Họ không “đi làm”. Với cặp vợ chồng trẻ này, họ chỉ “đi chơi”. Cả hai đều “ở nhà làm việc”.
Anh chồng làm cho một công ty IT có trụ sở ở Hoa Kỳ và cô vợ cho một công ty kế toán Canada.

Ở nhà làm việc/ làm việc từ xa
Work from home, ở nhà làm việc hay làm việc tại nhà, có thể là làm việc cho công ty, hãng, sở… trong khi làm việc ở nhà (work at home) tuy cũng có thể được hiểu như trên, nhưng đồng thời cũng có nghĩa là dùng ngay nơi cư trú để hành nghề chuyên môn, hoặc kinh doanh mà mình làm chủ.
(Làm việc tại nhà -work from home, và làm việc từ xa – remote working, có thể dùng thay thế cho nhau, vì không phải là vào văn phòng của hãng, sở, tuy làm việc từ xa có thể là từ một nơi nào đó không phải là nhà của người lao động. Để tiết kiệm giấy mực, trong bài này xin dùng chữ tắt LVTX).
Với những người ở độ tuổi 60 trở lên, chuyện được ở nhà làm việc khá lạ. Nhất là khi ở nhà 100% thời gian- và ăn lương!
Chưa cần tới nhận xét của quý cụ, mới cách đây chừng một chục năm, chuyện được ở nhà làm việc còn bị coi là một đặc quyền chỉ được áp dụng cho một số trường hợp nhất định. Tuy nhiên, thường thì người lao động cũng chỉ được làm việc trong một số ngày nhất định trong tuần và một khoảng thời gian nào đó.
Hoặc cách làm việc này chỉ áp dụng được cho một số công việc nhất định, nơi mà sự hiện diện thường xuyên của người lao động không cần thiết.
Đã có thời chúng ta cho rằng LVTX không thể thực hiện được. Làm thế nào để các đồng nghiệp, các công ty làm ăn với bạn liên lạc trực tiếp khi bạn không ở văn phòng? Bạn sẽ cần cung cấp một số điện thoại hoặc email thay thế cho những chuyện liên quan đến công việc. Ngay cả những vị trí “từ xa” toàn thời gian cũng khác với ngày nay.
Theo một bài báo trên Bloomberg năm 2017, nhiều nơi thử nghiệm LVTX đã không thành công. Thí dụ như công ty giao tế công chúng của ông Richard Laermer ở New York. Năm 2016, ông quyết định cho nhân viên được thường xuyên ở nhà. “Chúng tôi tuyển dụng những người lớn, không nên ràng buộc họ ở văn phòng năm ngày một tuần. Tôi luôn cho rằng người ta có thể hoàn thành công việc của họ ở bất cứ đâu, miễn là người ta thực sự làm cho xong.”
Nhưng ông đã lầm, mặc dù toàn là “người lớn”, không ít nhân viên của ông đã lạm dụng đặc quyền này. Một người không có mặt trong nhiều giờ liền. Một người khác không liên lạc với đồng nghiệp cả ngày và giọt nước cuối cùng là khi có người từ chối đến dự một cuộc họp vì đã sắp xếp để đi xa. Thế là mười tháng sau, ông ta dẹp LVTX, tất cả từ nay phải có mặt đủ 5 ngày ở văn phòng.
Một khó khăn nữa là LVTX gây khó khăn cho cách làm việc theo nhóm (team-based), một hoạt động của các công ty ngày càng đòi hỏi.
Nhưng rồi muốn hay không muốn, khi đại dịch Covid bùng lên, nhiều nơi đã thấy cần thiết phải làm việc từ xa vì nếu không thì chỉ còn có cách giảm hoạt động, hoặc đóng cửa.
Cũng giúp thêm vào đó là tiến bộ của công nghệ.
Samantha Lambert, giám đốc nhân sự tại công ty Centific cho biết: “Mười năm trước, việc LVTX về cơ bản có nghĩa là những job chào hàng qua điện thoại (telemarketing) hoặc dịch vụ khách hàng (customer service) với mức lương dưới mức tối thiểu. Nó hiếm khi liên quan đến một nghề nghiệp toàn thời gian. Giờ đây, công nghệ mang đến cho chúng ta khả năng hoàn thành công việc giống nhau, bất kể chúng ta ở đâu trên thế giới. [Nó đã] cho phép chúng ta liên lạc với đồng nghiệp hoặc khách hàng bất cứ lúc nào.”
Một mối quan tâm lớn của hầu hết các chủ nhân về LVTX là sợ mất năng suất. Nhưng đại dịch cho thấy nhân viên có thể tự làm việc. Prodoscore, một công ty tư vấn hàng đầu về employee visibility – sự quan trọng của nhân viên, đã báo cáo rằng năng suất của nhân viên LVTX đã tăng 47% trong thời gian lock down vào tháng 3 và tháng 4 năm 2020, các hoạt động giao tiếp đều gia tăng, như gửi thư điện tử (email) tăng 57%, gọi điện thoại tăng 230% và nhắn tin trò chuyện (chat messaging) tăng 9%.
Sự phổ biến của broadband internet (internet băng thông rộng) cũng góp phần giúp LVTX dễ dàng và phổ biến. Nhờ nó, video conferencing – hội nghị truyền hình, giúp các nhân viên ở xa văn phòng nhìn thấy và nói chuyện với nhau y như đang đối diện với nhau. Rồi các nền tảng workspace (không gian làm việc ảo, như Microsoft 365, Google Workspace…) và các công cụ cộng tác (collaboration software/tools) cho phép nhân viên tiếp cận và chia sẻ các dữ kiện, ý tưởng… một cách an toàn như cùng ở trong một văn phòng với các tủ hồ sơ và một bàn làm việc chung.
Kết quả là một số không ít công ty đã đi đến mức loại bỏ các văn phòng cổ điển truyền thống để điều hành hoạt động LVTX.
Khỏi cần nói, LVTX còn đặc biệt hiệu quả trong các tình huống khủng hoảng như thiên tai hoặc dịch bệnh. Thời Covid, LVTX cho phép người lao động bảo vệ sức khỏe của mình và của cộng đồng.

Lợi cả đôi đàng
Ngày trước, một số công ty đã phải dẹp hình thức LVTX vì bị nhân viên lạm dụng. Nhưng với tiến bộ của công nghệ hiện đại, và từ sau đại dịch, chuyện đã đảo ngược. Nhân viên đã thấy cái lợi khi được LVTX (và cả cái hại khi lợi dụng nó).
Hãy nói đến giới chủ trước, vì không có họ sẽ không có người lao động.
Để cho nhân viên LVTX, giới chủ/các công ty sẽ:
Tiết kiệm chi phí. Điều hiển nhiên. Trước hết là chi phí thuê văn phòng và bảo trì, vệ sinh, điện nước, máy móc thiết bị…cho văn phòng. Ngay cả khi vẫn phải thuê văn phòng, công ty cũng sẽ chỉ cần một văn phòng nhỏ hơn, nơi các nhân viên chia sẻ chỉ một bàn làm việc (hot desk). Global Workplace Analytics ước tính rằng các nhà tuyển dụng có thể tiết kiệm hơn 11.000 đô la mỗi năm cho mỗi nhân viên.
Với LVTX, chủ nhân có nhiều lựa chọn hơn khi tuyển dụng, họ có thể thuê người hiện sống ở bất cứ nơi nào trên thế giới. Khả năng này giúp tìm được người có kỹ năng chuyên môn, tiết kiệm chi phí đào tạo/huấn luyện.
Trái với thành kiến “ăn cắp giờ”, nhân viên được LVTX sẽ bớt vắng mặt. Những nhân viên phải đi từ xa đến sở thường cáo bệnh nhiều hơn những người làm việc tại nhà. Một nhân viên LVTX khi thấy hơi ể mình do thời tiết thường sẽ tiếp tục làm việc. Họ không phải di chuyển khi thấy không khỏe và có thể nghỉ ngơi nếu cần. Họ cũng sẽ tự sắp xếp thời gian để đi bác sĩ hay dự các sự kiện mà không phải nghỉ làm.
Nhân viên LVTX sẽ sử dụng thời gian hiệu quả hơn. Ngoài việc giảm được thời gian đi lại, làm việc tại nhà còn giảm thời gian tán dóc trong văn phòng, sự chậm trễ và thời gian lãng phí ở quán/phòng cà phê. Hơn nữa, khi công ty có nhân viên ở khắp nơi trên thế giới, họ có thể mở cửa 24/7.
Cũng thế, LVTX sẽ giúp giảm những “trò đời tại nơi làm việc”, tiếng Anh là workplace/office politics -dịch một cách máy móc là chính trị văn phòng, một thực tế ở mọi nơi người ta làm việc chung: bè phái, tranh chấp, tỵ nạnh, hoặc ít ra đấu hót, tám chuyện… LVTX sẽ xóa đi sự cám dỗ của hiện tượng này và nhân viên sẽ chỉ để tâm vào công việc.
Một trong những lợi ích khác của việc cho phép nhân viên LVTX là sự trung thành. Khi một nhân viên cảm thấy sếp tin tưởng họ làm công việc theo cách riêng của họ, họ thấy họ được tôn trọng. Được tôn trọng và hài lòng ở nơi làm việc, nhân viên sẽ không tìm cách đổi việc. Điều này giúp công ty tiết kiệm khi tránh khỏi phải tuyển dụng mới đồng thời giữ được người tốt.
Năng suất làm việc: Người ta tin rằng nhân viên có thể làm việc hiệu quả hơn khi LVTX vì họ mong muốn hoàn thành công việc một cách hiệu quả và không lãng phí thời gian.
Tương tự như vậy, một cuộc họp nhanh trên mạng nội bộ sẽ hiệu quả hơn nhiều so với họp ở văn phòng: mọi người lề mề đến phòng họp, mất 10 phút để bắt đầu và sau đó kéo dài lê thê. Họp nhanh hơn giúp mọi người làm việc hiệu quả hơn vì họ có nhiều thời gian hơn để hoàn thành công việc.
Một cuộc thăm dò ý kiến ​​​​của Ngân hàng Montreal (BMO) năm 2013 đối với các doanh nghiệp Canada cho thấy 65% ​​trong số họ nhận thấy năng suất của những người LVTX tăng lên. Các nghiên cứu và khảo sát khác cho thấy những người LVTX phần lớn gắn kết hơn với công việc của họ và nghỉ ít ngày hơn so với những người làm việc trong văn phòng chung.
Một báo cáo của Owl labs vào năm 2021 cho thấy 55% số người được hỏi nói rằng họ LVTX nhiều giờ hơn so với tại văn phòng thực tế.
Về mặt giao tiếp, khi mới áp dụng LVTX, nhân viên có thể không quen với sự im lặng và vắng bóng những cuộc trò chuyện ở văn phòng. Nhưng dần dà họ sẽ học được cách nói chuyện với người họ cần, khi họ cần mà không lãng phí thời gian.

Lợi ích cho người lao động
Người lao động có thể nhìn thấy ngay những lợi ích trước mắt, và dần dà lợi ích lâu dài của LVTX.
Đầu tiên, họ thấy ngay mình khỏi phải đi lại. Không phải “đi làm” có nghĩa là khỏi phải lật đật hối hả mỗi buổi sáng (và cũng như thế khi tan sở), lo lắng chuyện xe hư, gặp tai nạn trên đường, căng thẳng lái xe (và dọn driveway, cạo tuyết trên xe mùa đông như ở Canada). Ở Toronto, con số thời gian phải mất trên đường đi làm trung bình toàn quốc trước đây là 26 phút nay đã tăng lên đến 34 phút và còn tăng nữa. Những người ở ngoại thành còn thấy khủng khiếp hơn. Cứ nhìn cái đường xa lộ 401 thì rõ.
Môi trường văn phòng bận rộn có thể hạn chế năng suất làm việc, người LVTX sẽ không gặp vấn đề này. Một khảo sát của Staples cho thấy 86% nhân viên LVTX cảm thấy họ làm việc hiệu quả hơn tại văn phòng ở nhà của họ.
Tất cả các cuộc khảo sát về căng thẳng đều cho thấy những người LVTX có mức độ căng thẳng thấp hơn so với những người làm việc trong môi trường ở sở, nơi họ phải đối mặt với những “trò đời” ở văn phòng.
Cuộc khảo sát của Staples cho thấy trung bình, những nhân viên chuyển từ làm việc ở văn phòng sang LVTX cho biết mức độ căng thẳng của họ thấp hơn 25%. 73% cũng thấy rằng họ ăn uống lành mạnh hơn kể từ khi bắt đầu LVTX.
Cuộc khảo sát của Flexjobs năm 2017 với 5.500 công nhân cho thấy 78% số người được hỏi cảm thấy rằng một công việc có sự linh hoạt trong công việc (như LVTX) sẽ giúp họ khỏe mạnh hơn. 86% cho biết họ tin rằng họ sẽ bớt căng thẳng hơn.
Tiết kiệm tiền bạc: đầu tiên là tiết kiệm chi phí đi lại. Tiền xăng nhớt là một khoản đáng kể, nhất là khi giá nhiên liệu chỉ thấy tăng. Xe cộ cũng sẽ ít hao mòn hơn, đỡ tiền sửa chữa và tuổi thọ của xe sẽ dài hơn.
Trong khi thông tấn CNN báo cáo rằng một người Mỹ trung bình chi 2.600 đô la mỗi năm cho chi phí đi lại, Global Workplace Analytics ước tính hàng năm, khoản tiết kiệm chung của người LVTX là từ 2.500 đến 4.000 đô la/năm. Một khoản không nhỏ.
Người LVTX còn có thể khai xin khấu trừ thuế một số khoản chi phí cho trang bị và để hoạt động phòng làm việc ở nhà, kể cả khoảng không gian trong nhà dành cho văn phòng.
Cân bằng giữa công việc/cuộc sống: Tất cả chúng ta đều cần phải kiếm sống, nhưng đến một lúc nào đó, người ta phải tự hỏi mình xem thời gian của mình đáng giá bao nhiêu.
Khả năng LVTX mang lại sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn. Làm việc xa văn phòng có thể khiến người ta cảm thấy kiểm soát được cuộc sống của mình và cho mình nhiều thời gian hơn để lên sắp xếp, lo toan cho cả công việc và việc nhà. Điều này mang lại cảm giác thành tựu và làm cho nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Người LVTX cũng có nhiều thời gian dành cho gia đình hơn.
Một lợi điểm nữa của LVTX trong lúc này là vấn đề chỗ ở. Với giá nhà, giá thuê cao ngất trời và khó khăn để tìm được, người lao động LVTX có thế tìm được chỗ ở tốt hơn, rẻ hơn những chỗ gần sở làm. Họ có thể ở xa hơn và tận hưởng không gian lành mạnh hơn.
Một số người còn xác định họ sẽ chọn một công việc làm được từ xa cho dù mức lương thấp hơn một chút.
Theo một cuộc khảo sát qua mạng vào tháng 10 năm 2022 của công ty công nghệ tài chính Hardbacon, hơn 80% người Canada đang LVTX tuyên bố họ sẽ nghỉ việc và tìm việc mới nếu bị buộc phải quay lại văn phòng năm ngày một tuần.

Tương lai của làm việc từ nhà/từ xa
Phúc trình State of Remote Work (Tình trạng làm việc từ xa) năm 2023 của Buffer cho thấy 91% người tham gia khảo sát thích LVTX. Cuộc khảo sát của McKinsey năm 2022, với 25.000 công nhân ở nhiều ngành khác nhau về trải nghiệm LVTX cho hay tìm kiếm môi trường làm việc linh hoạt là lý do thứ ba khiến mọi người tìm việc làm mới (lương/giờ tốt hơn và cơ hội nghề nghiệp là những lý do khác). LVTX là ưu tiên hàng đầu của người lao động đến nỗi 87% số người được hỏi nói rằng khi có cơ hội LVTX, họ sẽ nhận ngay.
Mức độ phổ biến của LVTX thay đổi tùy theo ngành. Một cuộc khảo sát do Phòng Thương mại Canada thực hiện vào tam cá nguyệt thứ 3 năm 2022 đã cho thấy các dịch vụ chuyên nghiệp có tỷ lệ nhân viên LVTX cao nhất ở mức 25%; 47% lực lượng lao động của ngành làm việc theo dạng hybrid (vừa từ xa vừa ở văn phòng). Lãnh vực thông tin và văn hóa đứng ngay sau đó, với 19% người lao động làm công việc từ xa và 39% ở các vị trí hybrid.
Ngành dịch vụ phục vụ và ăn uống là khu vực có tỷ lệ LVTX thấp: chỉ có 1% lực lượng lao động LVTX và 13% là hybrid. Điều này không có gì đáng ngạc nhiên vì tính chất trực tiếp của công việc.
Tại Hoa Kỳ, thống kê về những người LVTX tiết lộ rằng hơn 4,7 triệu người LVTX ít nhất một nửa thời gian ở Hoa Kỳ. 44% công ty không cho phép LVTX và chỉ 16% công ty chỉ thuê nhân viên từ xa.
Một cuộc khảo sát do Upwork thực hiện với 1.500 nhà quản lý tuyển dụng dự đoán 36,2 triệu công nhân hoặc 22% người Mỹ sẽ LVTX vào năm 2025. Đây là mức tăng 87% so với mức trước đại dịch.
Theo một nghiên cứu của Owl lab, trên toàn cầu, 16% công ty hoàn toàn LVTX. Nghiên cứu tương tự này cho thấy khoảng 62% công nhân từ 22 đến 65 tuổi tuyên bố thỉnh thoảng LVTX.
Hồi tháng Tư năm nay, khi các vị công bộc của dân – đúng nghĩa từ public servant, ở Canada xuống đường đình công, ngoài những đòi hỏi về lương bổng như bình thường trong các cuộc đình công từ thuở có nghiệp đoàn đến nay, họ có thêm một yêu sách: đòi được làm việc ở nhà.
Lúc đó, những người có thành kiến với giới “sáng cắp ô đi, tối cắp về” đã lẩm bẩm “sướng như cha thiên hạ, vào sở chỉ đế uống cà phê và tán dóc lại còn đòi…hỏi!”
Nhưng đòi hỏi đó lại có kết quả bất ngờ: cái deal giữa chính phủ (chủ) và công chức (người lao động) thỏa thuận lại có vụ đó. Nghiệp đoàn đã tuyên bố chiến thắng trong thỏa thuận của chính phủ nhằm xem xét công việc từ xa trong từng trường hợp cụ thể (case by case), thay vì áp dụng chính sách “một cỡ vừa cho tất cả” (one size fit all) đối với người lao động liên bang.
Điều đó chứng tỏ rằng làm việc từ nhà hay LVTX không còn là chuyện phải cân nhắc nữa. Nó hữu hiệu, có kết quả và xứng đáng được xếp vào một trong những dạng làm việc chính thống.
Đỗ Quân
(tổng hợp)