Tính năng của Dropbox có thể bạn chưa biết

Hãy cùng khám phá những tính năng hữu ích ít được biết đến của dịch vụ đám mây Dropbox.
1. Yêu cầu tập tin từ người khác
Chia sẻ tập tin lưu trong tài khoản Dropbox việc rất dễ dàng. Tuy nhiên, bạn có biết có thể yêu cầu người khác chia sẻ tập tin vào tài khoản Dropbox của bạn?
Bạn có thể thu thập tập tin thậm chí từ những người không có tài khoản Dropbox.
Để bắt đầu yêu cầu một tập tin, đầu tiên hãy log in vào tài khoản Dropbox của mình và nhấn vào mục File Requests trong thanh Sidebar ở bên trái để đi đến trang File Requests. Nhấn vào nút “Create a file request” màu xanh để bắt đầu thực hiện yêu cầu tập tin (nếu chưa từng tạo File Requests nào) hoặc nhấn vào biểu tượng dấu cộng màu xanh lớn (nếu đã có sẵn File Requests khác).
Tiếp theo, Dropbox sẽ tạo ra một thư mục mới để chứa các tập tin bạn yêu cầu chia sẻ và bạn cần phải đặt tên cho thư mục này rồi nhấn nút Next.
Cũng có thể sử dụng bất kỳ thư mục nào hiện có trong tài khoản Dropbox của mình. Mỗi yêu cầu tập tin tạo ra sẽ nhận được một liên kết duy nhất và sau đó chỉ cần gửi những liên kết này cho người mà bạn muốn nhận tập tin (có thể nhấn vào nút “Copy Link” để sao chép liên kết hoặc nhập địa chỉ email để Dropbox gửi liên kết vào địa chỉ email của bạn).
Kể từ bây giờ, người khác có thể dùng liên kết mà bạn đã gửi để chia sẻ bất kỳ tập tin nào vào thư mục bạn tạo một cách dễ dàng. Tuy nhiên, cần đảm bảo rằng tài khoản Dropbox của bạn có đủ không gian để lưu các tập tin đến, nếu không người gửi sẽ nhận một thông báo lỗi.
2. Xem trước tập tin Photoshop và Illustrator
Khi có tập tin Photoshop (PSD) hay Illustrator (AI) trong tài khoản Dropbox, không cần phải sử dụng những nhu liệu Adobe chuyên dụng để xem trước các tập tin này mà có thể xem trực tiếp trên giao diện web của Dropbox nhờ một tính năng vừa được giới thiệu hồi giữa năm 2015.
Để thực hiện, nhấn vào tập tin muốn xem trước và sẽ thấy xuất hiện một thanh công cụ hình ảnh vốn có thể dùng để xem toàn ảnh hay bất kỳ vùng phóng to nào khác. Có thể xem trước không chỉ các tập tin PSD và AI mà còn có các định dạng ảnh khác như PNG, JPG, EPS, SVG và BMP. Tuy nhiên, hình ảnh xem trước của các tập tin PSD, AI và SVG sẽ rõ nét hơn các định dạng khác. Tính năng xem trước cũng cho phép hiển thị các tập tin PDF, slideshow và video.
3. Tìm nhanh hơn với Dropbox Recents
Trang chính của Dropbox giờ đây cung cấp một danh sách tập tin mới vừa sử dụng, tức là tất cả tập tin bạn đã xem, tải lên, đổi tên hoặc chỉnh sửa từ ứng dụng trên thiết bị di động hay từ trang web dropbox.com.
Liên kết Recents nằm trong thanh Sidebar bên trái ngay phía trên cùng. Phần này chứa một danh sách cập nhật các tập tin đã mở hoặc thay đổi gần đây nhất. Tất cả những tập tin đã chia sẻ, tải về, bình luận, xóa hoặc thậm chí phiên bản xem trước của các tập tin.
4. Đồng bộ tập tin nhanh hơn
Mặc định, Dropbox giới hạn băng thông phân bổ cho các tập tin được tải lên tài khoản. Nếu muốn tận dụng hiệu suất cao hơn từ đường truyền hệ thống mạng, có thể hoàn toàn gỡ bỏ giới hạn này hoặc thiết lập tùy chỉnh theo ý mình.
Để gỡ bỏ giới hạn băng thông, nhấn vào biểu tượng Dropbox ở khay hệ thống máy tính, chọn biểu tượng Settings hình bánh răng cưa rồi chọn mục Preferences. Tiếp theo, chuyển sang thẻ Bandwidth và chọn vào các ô “Don’t limit” trong phần Download rate hay Upload rate để gỡ bỏ giới hạn tốc độ tương ứng cho tác vụ tải xuống hay tải lên. Cuối cùng, nhấn nút Apply rồi nhấn OK để hoàn thành.

COM 01
5. Xóa nhanh các tập tin
Về mặt kỹ thuật, những tập tin xóa đi không biến mất ngay lập tức khỏi tài khoản Dropbox. Chúng được “xếp hàng chờ” trong hệ sinh thái Dropbox ít nhất 30 ngày trước khi bị xóa vĩnh viễn. Các tập tin bị xóa cũng được lưu trong thư mục cache (.dropbox.cache) ở thư mục gốc Dropbox trên máy của bạn trong 3 ngày. Lưu ý là nếu đang sử dụng tài khoản Dropbox Pro với tính năng Extended Version History, các tập tin đã xóa sẽ ở lại trong hàng đợi xóa trực tuyến trong vòng một năm.
Nếu muốn xóa ngay các tập tin, đăng nhập tài khoản Dropbox trên trang web và nhấn vào biểu tượng thùng rác ở cạnh khung tìm kiếm phía trên bên phải. Cửa sổ vừa mở sẽ hiển thị danh sách tất cả tập tin, trong đó có cả những tập tin đã xóa xuất hiện dưới dạng màu xám mờ.
Di chuyển con trỏ đến tập tin muốn xóa vĩnh viễn và nhấn vào tùy chọn “Permanently delete…” trong thanh trình đơn phía trên. Có thể chọn nhiều tập tin cùng lúc bằng cách nhấn giữ nút Ctrl trong lúc chọn trước khi nhấn nút xóa vĩnh viễn.
6. Cài đặt mã PIN cho ứng dụng Dropbox di động
Nếu không muốn người khác xem được dữ liệu trong Dropbox trên điện thoại di động hay tablet của mình, có thể cài đặt mã PIN 4 số riêng cho ứng dụng này. Để thực hiện, mở ứng dụng Dropbox trên thiết bị rồi nhấn vào biểu tượng Settings hình bánh răng cưa.
Trên thiết bị Android, chọn trình đơn Advanced Features > Configure Passcode rồi chọn mục “Turn passcode on” để bật tính năng bảo vệ Dropbox bằng mã PIN. Trên thiết bị iOS chọn trình đơn Passcode Lock rồi tương tự chọn mục “Turn passcode on” và đặt mã PIN cho Dropbox.
Nếu đang sử dụng tài khoản Dropbox Pro, bạn sẽ có thêm khả năng thiết lập xóa từ xa mọi dữ liệu Dropbox trên thiết bị di động sau khi nhập sai mã PIN 10 lần. Tuy nhiên, lưu ý là việc xóa dữ liệu từ xa chỉ có thể thực hiện khi thiết bị di động đang trực tuyến.

More Stories...